هفت مزیت برون سپاری حسابداری و دفترداری

• هفت مزیت برون سپاری حسابداری و دفترداری

بسیاری از کسب و کارهای کوچک، استارت آپ ها و کارآفرینان، استخدام یک حسابدار زبده را به خصوص برای تهیه صورت های مالی شرکت، مدیریت عملیات حساب بانکی، تجزیه و تحلیل داده های مالی و تهیه صورتحساب های خروجی، چالش برانگیز می دانند.
امروزه، پیدا کردن یک فرد واجد شرایط و مطلوب با نرخ مقرون به صرفه، حتی چالش برانگیزتر است.
بیش از 1/3 کسب و کارهای کوچک حسابداری خود را برون سپاری می کنند. جالب اینجاست که اکثر شرکت های کوچکی که برون سپاری می کنند نسبت به آن که خودشان حسابداری انجام دهند، احساس رضایت کافی ندارند.
اگرچه معمولاً اعتقاد بر این است که حسابداری و دفترداری باید در داخل کسب و کار انجام شود. اما ضروری است از خود بپرسید که آیا مهارت و تجربه لازم برای انجام این کار را دارید یا خیر. همچنین، آیا کارکنان شما تجربه کافی برای مقابله با افزایش وظایف حسابداری را دارند. هم چنین 62 درصد از کل مشاغل کوچک فکر می کنند که مالیات خود را بیش از حد پرداخت می کنند.
با توجه به این واقعیت، ممکن است خدمات حسابداری را به شرکتی که دانش و صلاحیت مناسبی دارد و می تواند همان کار را با کیفیت بهتر و مقرون به صرفه تر انجام دهد، برون سپاری کنید.
به همین دلیل، بسیاری از مدیران اجرایی به جنبه های مثبت مختلف برون سپاری خدمات حسابداری و دفترداری توجه کرده اند. مهمتر از همه، برون سپاری چنین خدماتی باید بدون هیچ گونه اثرات نامطلوب بر تجارت، کارمندان و مشتریان آنها باشد.
بنابراین، می‌خواهیم 7 مزیت برتر برون‌سپاری حسابداری و دفترداری را به اشتراک بگذاریم.

1.صرفه جویی در هزینه خدمات حسابداری

به طور کلی، اکثر کسب و کارها برون سپاری را یک امر اضافی و در نتیجه هزینه غیر ضروری برای کسب و کار خود می دانند.درحالی که اصلا برداشت درستی نیست. در واقع برعکس است!
مشتریان ما که حسابداری را برون سپاری می کنند، مایلند هزینه های خود را کاهش دهند، اما مهمتر از همه، بدون کاهش کیفیت.
صرفه جویی هایی که معمولاً برون سپاری فراهم می کند، می تواند کاملاً قابل توجه باشد زیرا اکثر شرکت ها می توانند خدمات خود را با نرخ های پایین تر ارائه دهند (معمولاً به دلیل هزینه های نیروی کار کمتر در محل خود).
علاوه بر این، با برون سپاری، در پرداخت حقوق، مالیات، لوازم اداری و مزایای کارمند تمام وقت یا پاره وقت صرفه جویی می کنید. شما فقط برای آنچه که نیاز دارید پرداخت می کنید و متحمل زیان ناشی از هزینه های بهره وری استخدام کارکنان تمام وقت نخواهید شد.

2.کاهش در زمان و هزینه های فرآیند استخدام

فرآیند استخدام کار سختی است. مدیریت فرآیند استخدام( از ایجاد استراتژی استخدام تا انتخاب متقاضیان برای مصاحبه با آنها) به منابع نیاز دارد. فرآیند استخدام زمان کسب و کار شما را می گیرد، هزینه دارد و شما باید زمان را به خود یا کارمند اختصاص دهید.
بسیاری از شرکت ها زمانی را که صرف جستجوی یک حسابدار حرفه ای می کنند در نظر نمی گیرند.  در حالی که زمان به همان اندازه با هزینه ها مرتبط است و این مدت زمان در فرآیندهای برون سپاری خدمات مالی کاهش می یابد.

3.صرفه جویی در زمان شما

به میزانی که کسب و کار شما رشد می کند، متوجه خواهید شد که زمان بیشتری برای مدیریت پول خود و زمان کمتری برای گسترش کسب و کار هزینه خواهید کرد. بنابراین، برون سپاری وظایف اداری مانند حسابداری و دفترداری به شما کمک می کند تا زمان، انرژی و منابع خود را روی ایجاد راهبرد های تجاری متمرکز کنید.
این مهم، درآمد بیشتر و همچنین ایجاد شبکه و ایجاد روابط با مشتریان شما را به همراه خواهد داشت.

4.دفترداران و حسابداران خبره

برون سپاری، استخدام یک حسابدار حرفه ای با سطح تجربه بالاتر و قیمت مقرون به صرفه تر را به شما پیشنهاد می کند.
شرکت های خدمات حسابداری و دفترداری به طور مداوم باید مهارت ها و صلاحیت های خود را بهبود بخشند تا در بازار رقابت کنند. تصور کنید، پنجاه نفر در یک دفتر کار می کنند. آنها به راحتی می توانند روندهای جدید حسابداری، راه حل ها و ابزارها را به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، شرکت های حسابداری بزرگ دسترسی بیشتری به کلاسها و دوره های آموزشی دارند و به طور مستمر در آن شرکت می کنند.
هم چنین هنگام برون سپاری به یک شرکت حسابداری به جای آن که فقط یک نفر که با انواع مختلف وظایف سر و کار داشته باشد، امکان دسترسی به تیمی از حسابداران برایتان فراهم می شود.
با انتخاب هوشمندانه شرکت برون سپاری، می توانید مطمئن باشید که حسابداری شما در دستان شرکتی قابل اعتماد و آگاه است.

5. تکمیل تمامی امور حسابداری

ارائه دهندگان خدمات حسابداری این میزان در دسترس بودن را دارند تا در صورت افزایش امور حسابداری شرکت شما خدمات مربوطه را بدون هیچ تأخیری تکمیل نمایند. به عنوان مثال، اگر وظایف حسابداری و دفترداری شما بیش از تعداد وظایف یک کارمند باشد، می توانید به راحتی و بدون نیاز به گذراندن یک فرآیند سختگیرانه استخدام و از طریق نیروی کار اضافی،  آنها را به سرانجام برسانید.
علاوه بر این، ارائه دهندگان خدمات حسابداری و دفترداری به صورت ساعتی هزینه دریافت می کنند. این بدان معناست که می توانید ساعت ها را بدون هیچ وقفه ای افزایش یا کاهش دهید.

6.فن آوری های اتوماسیون

اکثر مشاغل از نرم افزار اتوماسیون حسابداری برای صرفه جویی در زمان استفاده می کنند. این باعث صرفه جویی در زمان می شود، اما مهمتر از همه، خطرات را کاهش می دهد. حسابداری خودکار به حداقل رساندن خطاهای انسانی است. در مرحله دوم، در نرم افزار اتوماسیون، حسابداران گزارش های فوری را دریافت می کنند. آنها به شناسایی مشکلات احتمالی و حل آنها در مراحل اولیه کمک می کنند. ثالثاً، احتمال تقلب داخلی را کاهش می دهد.
اکثر ارائه دهندگان خدمات حسابداری در ابزارهای اتوماسیون مانند Quickbooks، Sage، Visma، Xero، Microsoft Dynamics، SAP و غیره دارای مهارت بالایی هستند.
اگر حسابداران شما هنوز فقط از برگه های اکسل استفاده می کنند – زمان و پول خود را تلف می کنید.

7.یک حسابدار مشاور شماست

یک حسابدار خوب همیشه در مورد چگونگی کارآمدتر کردن حسابداری مشاوره می دهد. گاهی اوقات او ممکن است با چند شرکت کار کند و یک تجربه عالی را از یک مشتری دیگر پیشنهاد کند. چه در مورد مالیات باشد، چه نرم افزار حسابداری و یا حتی ارائه مشاوره مالی.

• چه زمانی می بایست به برون سپاری امور حسابداری و دفترداری بپردازید؟

بر اساس تجربه ما در کار با شرکت های مختلف، برون سپاری حسابداری و دفترداری در موارد زیر بهترین عملکرد را دارد:

• یک کسب و کار کوچک به یک حسابدار تمام وقت نیاز ندارد، اما به فردی با مهارت های بیشتر از آنچه مدیر دفتر یا مسئول پذیرش می تواند ارائه دهد، نیاز دارد.
• یک شرکت با هر اندازه ای نمی تواند یک کارمند تمام وقت با توانایی های مناسب و هزینه های مقرون به صرفه پیدا کند.
• زمانی که شرکت رو به رشد بوده و به دنبال فرصت هایی است تا خدمات حسابداری و دفترداری خود را در هر زمان افزایش دهد.
• زمانی که خدمات موقتی مورد نیاز باشد، به عنوان مثال، کمک اضافی در مورد گزارش های پایان سال. یا زمانی که یک کارمند تمام وقت به تعطیلات می رود، مانند مرخصی زایمان و غیره.

با این حال، حتی اگر شما یک فرد ماهر و واجد شرایط را استخدام کنید، همچنان یک نفر (معمولاً مدیر اجرایی) باید در فرآیند تأیید فاکتورها، واریز وجه، بررسی برگه ساعات کاری کارمندان و غیره درگیر باشد.

• پنج چیزی که قبل از برون سپاری باید به دنبال آن باشید

هنگامی که تصمیم گرفتید برون سپاری کنید، گام بعدی باید انتخاب یک شرکت برون سپاری باشد که با اهداف و مقاصد شما مطابقت داشته باشد، اما مهمتر از همه، این است که بتواند با نیازها و خواسته های شما مطابقت داشته باشد. ما بر این باوریم که هنگام برون سپاری خدمات حسابداری و دفترداری، کیفیت عملکرد و کارایی باید بالاترین اولویت باشد. با این حال، چند عامل اساسی دیگر نیز باید در نظر گرفته شود.

1.به چه خدمات حسابداری و دفترداری نیاز دارید

آیا تهیه گزارش پایان ماه، ترازنامه، خدمات حقوق و دستمزد، گزارش به مراجع یا رسیدگی به حساب های پرداختنی و دریافتنی است؟ شاید به کسی نیاز دارید که تطبیق ها و تحلیل های بانکی شما را آماده کند یا فقط داده ها را در نرم افزار حسابداری وارد کند؟ هر چه که باشد، باید مشخص کنید که شخصاً چه کاری انجام می دهید، کارکنان داخلی شما چه مسئولیتی دارند و می خواهید شخص دیگری چه کاری انجام دهد.

2.محدوده هزینه رقابتی.

هر شرکت حسابداری و دفترداری برنامه ای جهت پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان خود دارد – برخی از آنها حقوق و دستمزد را به صورت ساعتی و برخی دیگر ماهانه محاسبه و پرداخت می کنند.  بنابراین، می توانید شرایط پرداختی را انتخاب کنید که بیشتر با نیازها و بودجه شما مطابقت دارد، اما تصمیم خود را تنها بر اساس مقرون به صرفه بودن نگیرید.

3. تخصص.

اطمینان حاصل کنید که شرکتی که می خواهید استخدام کنید با تجربه، حرفه ای و دارای صلاحیت مناسب باشد. به یاد داشته باشید که همیشه می توانید از مشتریان قبلی یا فعلی آنها توصیه هایی بخواهید و به اعتبار آنها در بازار، ثبات مالی و مهمتر از همه، توانایی آنها در ارائه نتایج با کیفیت بالا و ثابت توجه کنید.

4.امنیت داده ها.

به نظر ما، امنیت داده ها نقش مهمی در برون سپاری خدمات حسابداری آنلاین ایفا می کند. یک شرکت قابل احترام، داده های مشتریان خود را با بیشترین حریم خصوصی مورد نیاز مدیریت می کند و تضمین می کند که هر تراکنش ایمن است.
این مساله از این حیث ضروری است که شما نه تنها اطلاعات جریان نقدی را به آنها منتقل می کنید، بلکه داده های محرمانه را نیز در اختیار آنها قرار می دهید.

5.توافقنامه ارائه خدمات به صورت انعطاف پذیر

ارائه دهنده خدمات حسابداری و دفترداری باید انعطاف و تمایل خود برای مطابقت با نیازها و خواسته های آینده شما را نشان دهد. ما قویاً پیشنهاد می کنیم قبل از امضای قرارداد شرایط و ضوابط را بررسی کنید تا در صورت عدم رضایت از کار آنها از نحوه فسخ قرارداد مطلع شوید.

نتیجه گیری:حسابداری و دفترداری بخش مهم و در عین حال پیچیده ای از تجارت بوده و نیاز به زمان و دانش خاصی دارد. بدون تجربه حسابداری، ممکن است خطاهای زیادی رخ دهد که می تواند منجر به زیان های مالی و یا حتی ورشکستگی شود!
https://balticassist.com/7-benefits-outsourcing-accounting-bookkeeping-services/

مترجم : سرکار خانم فاطمه پرویز

فارغ التحصیل رشته حسابداری و دانشجوی دوره بین المللی انجمن حسابداران خبره انگلستان(ACCA)